Klubbsekreterare
Jonas Forslind, sekreterare Seko Sjöfolk
– Se för det första till att du har en bra mall för protokollen du skriver. Inför möten gör vårt VU, där jag sitter med, en dagordning där förslagen till beslut finns med. Jag brukar öppna föregående mötes protokoll, "spara som" och före mötet uppdatera med de aktuella punkterna och beslutsförslagen, så har jag en struktur färdig.
– Viktigt är att besluten är tydliga, vi skriver beslutsprotokoll inte diskussionsprotokoll. Ett vanligt misstag är att besluten drunknar i långa allmänna redogörelser för vad som sagts på mötet. Numrera protokollen så att revisorerna kan se att inget saknas, glöm inte att skriva in tid, plats och vilka som deltagit på vilka punkter.
– När det gäller arkivering ska de justerade protokollen hållas inlåsta, scanna även gärna in de underskrivna protokollen och lägg i din klubbs samarbetsrum. Jag vill att rapporter till styrelsen ska finnas i skrift. De kan läggas som bilagor till protokollet, därmed bevaras det den som rapporterat ville ha sagt, inte bara det som sekreteraren antecknat under mötet.
– Till sist, läs gärna igenom förbundets stadgar med jämna mellanrum för att säkra att klubben verkligen följer dem.
Se till att ha en bra mall för protokollen du skriver