Att starta en klubb

När ni har bestämt er för att starta klubb-bildandet så tillsätter ni en arbetsgrupp eller interimsstyrelse som tar hand om det förberedande arbetet inför första årsmötet. Skapa en tidplan för hur att arbetet med att bilda klubben ska läggas upp.

Inför bildandet av en klubb är det viktigt att tänka igenom vilken struktur klubben skall ha och hur demokratin i klubben skall säkerställas i form av beslutsfattande.

Därför måste man noggrant tänka efter och upprätta en organisationsplan.
Organisationsplanen visar alla de led där klubben ska finnas representerade. När man skapar en sådan ska man klargöra följande:

• Vilka representerar klubben?
• Var är de geografiskt placerade?
• Hur ingår den nya klubben
• Förhandlingsorganisation/Branschorganisation/Region etc
• Hur skall klubbens arbete läggas upp?
• Behövs det Seko-ombud eller sektioner?
• Hur många ledamöter ska finnas i styrelsen och vilka områden som ska representeras?
• Vilka funktioner ska finnas i styrelsen/sektionen?
• Hur ska klubbens demokratiska beslutsorgan se ut och fungera? Till exempel representantskap, valkretsar och deras olika mandat till representantskap etc.

Allt detta ska tänkas igenom och sammanställas i en beskrivande arbetsordning.

Arbetsordningen ska utformas för att konkret beskriva klubbens organisation och sammansättning. Den ska också tala om hur de demokratiska valen för att utse en styrelse ska gå till och vilka verkställande, beslutande och förberedande organ som finns i klubben. Styrelsens utformning, uppdrag och verksamhet ska beskrivas.

Arbetsordningen ska också tala om vilka obligatoriska saker som ska beslutas, i vilken mötesform och när i tiden de beslutsmötena ska hållas. Det ska också finnas en beskrivning av hur revisionen av klubbens ekonomi och verksamhet ska gå till.

Grunden till arbetsordning för klubb är alltid Sekos stadgar som beslutats av kongressen (länk till förbundets stadgar finns längst ner på sidan).

Utformningen av skrivningarna i en arbetsordning är viktig så att de är giltiga juridiskt. Bland annat har skatteverket krav på vad som ska ingå för att klubben ska kunna få ett organisationsnummer. Läs mer på skatteverkets hemsida för ideella föreningar (länk till Skatteverkets sida om ideella finns längre ner på sidan).

Exempel på arbetsordningens innehåll:

• Föreningens namn
• Sätesort, det vill säga den ort där styrelsen finns
• Ändamål
• Regler för hur verksamheten ska bedrivas
• Regler för medlemskap och uteslutning
• Uppgift om beslutande organ
• Regler för rösträtt och beslutsfattande
• Bestämmelser om styrelse, dess sammansättning (antal ledamöter och ersättare), hur den väljs, beslutsfattande och så vidare
  Vilka som skall stå som firmatecknare för klubben (ofta ordförande och kassör i kombination, kan vara andra konstellationer)
• Verksamhetsår och räkenskapsår
• Vad som gäller för medlemsavgifter
• Regler för kallelse till möten
• När årsmöte ska hållas
• Vilka frågor som ska behandlas på ett årsmöte
• Under vilka omständigheter extra föreningsmöte ska hållas.
• Bestämmelser om revisor eller revisorer (antal, hur de utses och så vidare)
• Regler för ändring av stadgarna
• Regler för upplösning med angivande av vad som ska ske med kvarvarande tillgångar.
• Det finns olika sätt att skriva en arbetsordning men den måste alltid utgå från Sekos stadgar och beskriva klubbens egen organisation och verksamhet. För att få en bild av hur en arbetsordning kan skrivas kan du titta på den mall som finns längre ner på sidan.

Klubbens arbetsordning ska godkännas av Sekos förbundsstyrelse. Ta därför hjälp av organisationsenheten att skriva den.

Innan klubben håller sitt första årsmöte ska förutom arbetsordningen en del andra dokument skapas.

• Ett förslag till avgiftsstege för klubbavgift.
• Klubbavgiften är en extra avgift som medlemmarna betalar förutom avgiften till förbundet och a-kassan. Den avgiften ska finansiera klubbens medlemsnära aktiviteter, administrativa kostnader som inte arbetsgivaren står för samt vissa kostnader för utbildning, resekostnader med mera.
• Ett förslag till budget för klubben.
• Ett förslag till aktivitetsplan för klubben.

Det är viktigt att samtliga beslutande ledamöter (medlemmarna eller deras representanter) som ska vara med på mötet kallas senast tre veckor innan mötet skall hållas. Samtidigt som kallelsen ska förslag till dagordning och alla de dokument som årsmötet ska behandla skickas med som beslutsunderlag.

Bjud gärna in någon extern gäst för att vara ordförande för årsmötet, till exempel någon förtroendevald från regionen, någon från en annan klubb eller liknande.

Nu är det dags för första årsmötet där klubben formellt ska bildas.

På själva årsmötet ska följande beslut fattas och protokollföras:

• Att klubben ska bildas och vilket namn klubben ska ha. Fyll i blanketten ansökan om inrättande av organisation (blankett finns att ladda ner från länksamlingen nedan).
• Förslag till arbetsordning skall godkännas.
• Avgiftsstege för klubbavgift ska beslutas. Fyll i blankett för avgiftsstege (blanketten finns att ladda ner från länksamlingen nedan).
• Val av klubbordförande och dennes mandattid
• Val av kassör för klubben och dennes mandattid
• Val av övriga styrelseledamöter och deras mandattid
• Val av revisorer varav en sammankallande samt revisorsersättare
• Val av valberedning varav en sammankallande samt ersättare för dessa
• Förslag till budget för kommande verksamhetsår ska godkännas
• Förslag till aktivitetsplan för kommande verksamhetsår ska godkännas

BLANKETTER ATT LADDA NER

Blankett inrättade av organisation

Blankett för avgiftsstege

Blankett för uppdragsrapport

Konstituerande möte (fördelning av uppdrag)

Direkt efter årsmötet ska den nyvalda styrelsen hålla ett konstituerande möte. Även detta möte skall protokollföras.

Förutom ordförande och kassör som valts av årsmötet skall en sekreterare för klubben väljas bland de övriga ledamöterna. Enligt Sekos stadgar (stadgarna finns att ladda ner från länksamlingen nedan) ska också Medlemsansvarig, Jämställdhetsansvarig och Fackligt-Politiskt ansvarig utses. Dessa uppdrag är obligatoriska.

Övriga uppdrag fördelas inom styrelsen: Studieansvarig, Försäkringsansvarig, Förhandlingsansvarig, Ungdomsansvarig etc. Läs Sekos uppdragsguide för mer information (broschyren finns att ladda ner från länksamlingen nedan).

Samtliga uppdrag sammanställs sedan i en uppdragsrapport

Firmatecknare för klubben ska också utses och protokollföras med namn och personnummer. Detta är viktigt för kontakter med myndigheter och bank etc.

Följande dokument ska skickas in till förbundsstyrelsen på e-postadressen seko@seko.se, som sedan formellt beslutar att klubben ska bildas:

• Ansökan om inrättande av organisation
• Arbetsordning
• Årsmötesprotokoll
• Budget
• Aktivitetsplan
• Uppdragsrapport
• Avgiftssteg

STADGAR OCH UPPDRAGSREDOVISNING

Stadgar

Sekos uppdragsguide

Organisationsnummer hos Skatteverket

När förbundsstyrelsen har godkänt klubben är det dags att kontakta Skatteverket för att ansöka om organisationsnummer. Hur det går till kan ni läsa på Skatteverkets hemsida (Skatteverkets hemsida når du från länksamlingen nedan).

Kopior på följande dokument ska bifogas till ansökan:

• Protokollet från årsmötet där klubben bildades
• Klubbens arbetsordning
• Sekos stadgar

SKATTEVERKETS HEMSIDA
Ansök om organisationsnummer för ideell förening

Kontakta banken

När klubben fått sitt organisationsnummer är det dags att ta kontakt med den bank ni valt för klubbens pengar. De två firmatecknarna ska sedan gå personligen och ansöka om bankkonto med anslutning till bank- eller plusgiro. Ta med organisationsnummer, årsmötesprotokoll och det protokoll där firmatecknarna namngetts med personnummer.

När ni sedan fått ett bankkonto meddelar ni in kontonummer till regionen/förbundet så att ni kan börja få in medlemspengar.