Årsmöten klubbar

Förbereda årsmöte
Så snart som möjligt efter årsskiftet är det dags att förbereda årsmötet, som ska hållas senast andra fredagen i mars. Årsmötet hålls för att medlemmarna ska kunna ta ställning till om styrelsen har förvaltat deras förtroende på ett bra sätt och val ska genomföras för det kommande verksamhetsåret.

Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen ska spegla den verksamhet som klubben bedrivit under föregående år. Den har flera funktioner. Först och främst är den ett av underlagen för att medlemmarna och klubbens revisorer ska kunna ta ställning till om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet. Den är också en bekräftelse till organisationen att klubben följer de gemensamt fattade besluten och gör sin del för att Seko ska uppnå våra gemensamma mål.

Det finns inga regler i stadgarna som slår fast exakt vad den ska innehålla men enligt praxis är det några områden som alltid bör finnas med. Dessa är:

• Inledning
• Styrelsens sammansättning samt övriga uppdrag inom klubben
• Externa uppdrag (region, LO-fack, Förhandlingsorganisation, Branschorganisation etc)
• Styrelsemöten
• Medlemsmöten
• Prioriterade områden (antingen som egen rubrik eller redovisat per verksamhet)
• Förhandlingsverksamheten
• Rekrytering och organisering inklusive antal medlemmar vid årets ingång och slut
• Branschfrågor
• Studieverksamheten
• Arbetsmiljöarbetet
• Facklig-politisk verksamhet
• Information och kommunikation
• Resultaträkning
• In- och utgående balansräkning
• Revisionsberättelse
• Slutord

Här hittar ni en mall för verksamhetsberättelse

Ekonomisk berättelse och revisionsberättelse 
Här ska styrelsen redovisa hur medlemmarnas pengar har förvaltats under året. Grundregeln är att de avgifter som medlemmarna betalar in ska gå till den lokala verksamheten.

De flesta bokföringsprogram levererar både resultat- och balansräkningsrapporter. Det finns inga regler i stadgarna exakt hur den ekonomiska berättelsen ska se ut i detalj men enligt praxis ska den innehålla

Resultaträkning

Inkomster 
- Medlemsavgifter
- Eventuellt övriga intäkter (bidrag från arbetsgivaren, räntor etc)

Utgifter
- Möteskostnader styrelsen
- Möteskostnader medlemmarna
- Förlorad arbetsförtjäns
- Resor och eventuella övernattningar
- Studier
- Information och kommunikation
- Eventuella anslag

Summan av inkomster och utgifter redovisas längst ner i resultaträkningen.

Balansräkning
- Ingående balans
- Händelser under året
- Utgående balans

Revisionsberättelse
Det är de valda revisorernas ansvar att upprätta en revisionsberättelse. Den ekonomiska delen av berättelsen ser ofta lika ut från år till år. Revisorernas uppgift är också att granska själva verksamheten och att inga beslut har fattats under året som strider mot stadgarna eller mot kongressens, representantskapets, förbundsstyrelsens, regionens eller klubbens beslut. Revisionsberättelsen ska också innehålla ett uttalande huruvida klubbens styrelseledamöter bör beviljas ansvarsfrihet gentemot klubben.

Här hittar ni en mall för ekonomisk berättelse och revisionsberättelse

Aktivitetsplan och budget
Om klubben inte haft ett särskilt budgetmöte under föregående år ska årsmötet behandla styrelsens förslag till aktiviteter under året samt en budget som visar hur styrelsen har tänkt använda klubbens intäkter. Vi rekommenderar dock alla klubbar att i fortsättningen ha ett särskilt budgetmöte under hösten.

Aktivitetsplanen ska bygga på klubbens uppgifter Sekos stadgar § 25 Mom 3 den fyraåriga Verksamhetsplanen som kongressen beslutade om, de Prioriterade områden och mål som förbundsstyrelsen beslutade i september 2021.

Här hittar ni en mall för Aktivitetsplan

Budgeten ska visa vad aktiviteterna i aktivitetsplanen beräknas kosta. Det bästa är om aktivitetsplan, budget och så småningom verksamhetsberättelsen innehåller samma rubriker. På det sättet blir det tydligt för medlemmarna hur deras avgifter används.

Här hittar ni en mall för Budget

Kallelse till årsmötet
Enligt stadgarna ska kallelse till årsmöte ske på det sätt som årsmöte beslutar. Det normala är att det framgår av klubbens arbetsordning. Om det saknas en sådan, behöver ni alltså kontrollera vad tidigare årsmöten beslutat. Har klubben inrättat ett representantskap ska kallelse tillställas ledamöterna senast tre veckor före sammanträdet. I stadgarna hittar vi punkter som uttryckligen måste anges i kallelsen, för att årsmötet ska kunna fatta beslut.

Dessa är:

• Val av styrelse, revisorer, valberedning
• Val av ombud till regionens representantskap
• Nominering och val av ledamöter till region, bransch- och förhandlingsorganisation
• Nominering av ombud till kongressen (inte aktuellt 2022)
• Behandling av motioner till kongressen (inte aktuellt 2022)
• Klubbstyrelsens ansvarsfrihet
• Val av efterträdare till ordförande och kassör som avgått under verksamhetsåret
• Förslag om inrättande av representantskap
• Skiljande av styrelseledamot från sitt uppdrag under mandattiden
• Av förbundsstyrelsen till klubben remitterat överklagnings- eller uteslutningsärende
• Medlemsavgift till klubben samt beslut om ersättningsregler i klubben
• Anslagsfrågor med angivande av ändamål och mottagare
• Aktivitetsplan och budget för kommande verksamhetsår

Enklast är att lägga ett förslag till dagordning som bilaga till kallelsen.

I kallelsen ska också framgå dag, tid och plats för årsmötet.

Här hittar ni en mall för Dagordning årsmöte

Digitalt årsmöte?
Under tiden med coronarestriktioner har många klubbar tvingats hålla digitala möten. När det gäller årsmöten under 2022 är det svårt att sia om vad som kommer att gälla under februari/mars men vi redovisar här det som gäller i normalläge.

Utgångspunkten för vår idéburna verksamhet är att demokratiska beslutsmöten sker fysiskt men det kan finnas undantag som gör att digitala möten lämpar sig bättre som mötesform. Förbundsstyrelsen har beslutat om riktlinjer för demokratiska beslutsmöten i digital form.

Två saker måste vara uppfyllda för att ett digitalt beslutsmöte, och framför allt de beslut som fattas på mötet, ska vara giltigt enligt stadgarna. Det första är att det måste ske en avvägning inför varje möte om vad som gagnar organisationen bäst. Det andra är att vid digitala beslutsmöten ska mötessystemet SekoVoteIT användas.

SekoVoteIT är det mötessystem som ska användas. Där får varje medlem en personlig inbjudan, och efter registrering och inloggning, kan vi garantera att slutna omröstningar sker anonymt. I SekoVoteIT kan ni också länka till möteshandlingar och lägga in styrelsens förslag i förväg. Vid sidan om SekoVoteIT hålls själva mötet via videokonferens (Teams eller liknande). Det går också utmärkt att använda SekoVoteIT som digitalt mötesstöd under ett fysiskt möte.

Samtliga möten i SekoVoteIT bokas via organisation@seko.se
Där kan ni också ange om ni vill att någon i styrelsen ska få utbildning som moderator i systemet. Det finns också utbildade moderatorer i alla regioner som kan hjälpa till. Kontakta ert regionkontor för mer information.

Här hittar ni en manual för SekoVoteIT.

Efter årsmötet - protokoll
Efter genomfört årsmöte ska protokoll upprättas. Det absolut vanligaste är att använda ett så kallat beslutsprotokoll, dvs att inte redovisa själva diskussionerna under mötet. Protokollet ska undertecknas av mötessekreteraren och mötesordföranden, samt efter justering även av protokollsjusterarna. Till protokollet ska en deltagarförteckning bifogas.

Använder ni SekoVoteIT som mötesstöd, får ni ut ett protokollsutkast direkt ur systemet, där också eventuella röstsiffror redovisas.

Efter årsmötet – handlingar till regionkontoret
Så fort årsmötesprotokollet är justerat, ska det tillsammans med övriga handlingar läggas in i klubbens samarbetsrum, dock senast 5 april.

• Uppgift om konstituering samt övriga val Blankett Uppdragsrapport
• Verksamhetsberättelse
• Ekonomisk berättelse (resultaträkning och in- och utgående balansräkning)
• Revisorsberättelse
• Årsmötesprotokoll